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Die Welt der schönen Bücher – Veranstaltungsplanung (nicht) leicht gemacht!

Was ist denn hier los? 

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Ich hatte es ja bereits einige Male angekündigt und auch als kleine Entschuldigung dafür angeführt, dass ich nicht so regelmäßig poste. Aber am Mittwoch, den 08.11. war es endlich so weit und über ein halbes Jahr der Vorbereitung hat sich ausgezahlt. An der HTWK Leipzig fand die Veranstaltung statt, für die unter anderem auch ich verantwortlich war: Der 24. Kleinverlegertag.

Einen kleinen Einblick in mein Studium habt ihr bereits in meinem Beitrag aus dem Juli bekommen. Dort habe ich schon dieses Praxisprojekt angesprochen, das im Rahmen des Schwertpunkts Kommunikationsmanagement organisiert und durchgeführt werden musste. Heute kann ich alles in Ruhe Revue passieren lassen und meinen Schluss daraus ziehen. Denn wenn der Kleinverlegertag ein Gutes gebracht hat, dann war es die Gewissheit, dass man jede Hürde meistern kann, wenn man ein starkes Team zur Seite hat.

Was ist der Kleinverlegertag?

Der Kleinverlegertag hat inzwischen eine ziemlich stolze Tradition vorzuweisen. An der HTWK Leipzig wird er von den Studenten des Schwerpunkts Kommunikationsmanagement (Fach: Buchhandel & Verlagswirtschaft) organisiert. Dazu sollen drei bis vier Vertreter von Kleinverlagen zu einem bestimmten Thema diskutieren und dabei auch ihre Verlage und ihre Vorstellungen den Studenten und anderen Gästen näher bringen. Veranstaltet wird dies in enger Kooperation mit dem Börsenverein des deutschen Buchhandels.

Wie man eine Großveranstaltung plant: Die Odyssee eines starken Teams

Normalerweise bin ich nicht unbedingt diejenige, die bei Gruppenarbeiten jubelnd Luftsprünge macht. Ich liebe den Austausch und den Rückhalt, ja, aber ich mache meine Aufgaben gern selbstständig und habe das Zepter in der Hand, wenn ich doch noch etwas ändern will. Doch bereits im April/Mai, als es bei uns langsam an die Planung des Kleinverlegertages ging, wurde mir klar, dass es eine sehr hilfreiche Erfahrung sein würde, Verantwortung abzugeben und ein großes Projekt in einer Gruppe durchzuführen.

Von unseren ursprünglich 10 Kommilitonen im Modul sind nur 7 übrig geblieben. Den Workload also immer wieder umzustruktieren und auf alle zu verteilen, war schon eine ziemlich arbeitsreiche Zeit. Linda und ich waren als KVT-Leitung anfangs noch etwas planlos, aber das wichtigste war, ein Rahmenthema festzulegen. Zusammen mit Professor Hartmann, der uns betreut, ging es also für 10 Studenten daran, ihre Vorstellungen zu vereinen. Wir brauchten ein Thema, das sich gut zum Diskutieren eignete, zu dem es einige Verlage gab und das auch ein breites Publikum anziehen würde. Schließlich konnten wir uns auf „einDRUCKsvoll – Die Welt der schönen Bücher“ einigen. Und damit begann eine sehr abenteuerliche Odyssee, die uns einiges an Nerven gekostet hat.

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Ein Teil der süßen Geschenke an die Verleger: Die traditionelle Leipziger (Ess-)Lerche

Von kleinen und großen Herzinfarkten

Ich werde euch jetzt nicht alle Schritte einzeln auflisten, die erledigt werden mussten. Aber wir haben monatelang an der Planung gesessen, bis es langsam so aussah, dass sich alles ineinanderfügen konnte.

Linda hat dabei unser Team zusammengehalten und sehr viele organisatorische Dinge rund um den Kleinverlegertag abgeklärt, ich habe mich mit unserem Partner vom Börsenverein, Herr Sand, unterhalten. Denn meine Hauptaufgabe war die Akquise der Verlage und der Key Note Speakerin. Das stellte schon das erste Hindernis da, denn ob man tolle Verlage findet, und ob diese auch Zeit haben, um an dem Event teilzunehmen, sind zwei ganz unterschiedliche Paar Schuhe. Und irgendwann habe ich vor meinem geistigen Auge gesehen, wie uns die Zeit davonrannte.

Auf der Frankfurter Buchmesse noch Verlage akquirieren zu müssen, war unsere Horrorvorstellung, doch genau das ist eingetreten. Könnt ihr euch vorstellen, was für ein Steinschlag mir vom Herzen gefallen ist, als wir endlich vier Verlage zusammen hatten?

Und dann kamen weitere Herzinfarkte. Wenn Mails mit „Leider muss ich Ihnen mitteilen, …“ beginnen, möchte ich nur noch ins Bett flüchten und alles vergessen. Aber ich möchte hierbei unseren drei wundervollen Verlagen danken, die alles mobilisiert haben, um zu uns zu kommen.

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Von l. nach r.: Dr. Edmund Jacoby (Jacoby & Stuart), Lothar Sand (Börsenverein des deutschen Buchhandels), Katharina Hesse (Stiftung Buchkunst), Friederike Jacob (Friedenauer Presse), Marlena Anders (Drachenmond Verlag), Linda Schneider & Anna Leiß (KVT-Team)

Der große Tag – vorher noch mal kräftig stärken!

Aber der gefürchtete Tag rückte immer näher, und damit nahmen auch unsere Aufgaben zu. Linda, Anna und ich bereiteten den Content vor, um einen möglichst großen Fragenpool zu haben, aus dem wir schöpfen konnten. Am Tag vor dem großen Event gingen schließlich auch die Nerven irgendwie flöten, obwohl wir uns tapfer einredeten, dass es schon nicht so schlimm werden könnte. Wir hatten schließlich schon so viel geschafft!

Am Abend des 07. Novembers trafen wir schließlich bereits auf die Vertreter von Jacoby & Stuart und des Drachenmond Verlags. Ein bisschen Sicherheit hat mir gegeben, dass ich Marlena schon kannte, doch auch Herr Jacoby war sehr nett und hat uns mit aller Ruhe alle Fragen beantwortet. Im Ratskeller in Leipzig ließen wir es uns gutgehen und die Stimmung wurde immer entspannter. Beste Voraussetzung also für uns Moderatoren, die die verschiedenen Persönlichkeiten schon ein wenig abtasten konnten.

Außerdem war auch Herr Sand vom Börsenverein dabei, der uns so tatkräftig unterstützt hat und mit Rat und Tat zur Stelle war. Auch für ihn war es das erste Jahr beim Kleinverlegertag, und die Zusammenarbeit war auch für mich sehr angenehm, da man als kleine Studentin oftmals nicht ganz so gut an die Verlage rankommt, wie der Börsenverein. Auch kleine Pannen hat er uns nicht übel genommen, worüber wir wirklich erleichtert waren – aber es geht einfach immer etwas schief. Eine perfekte Veranstaltung gibt es nicht, man muss nur das Beste draus machen!

Moderation? Easy! Schlimmer kann’s ja nicht mehr werden …

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 Und dann war es so weit. Zwei Moderatoren, die beide mit Wehwehchen zu kämpfen hatten. Wie Anna und ich diesen Tag überlebt haben, weiß ich im Nachhinein zwar nicht – vielleicht haben Tee und Kaffee geholfen, vielleicht auch einfach der viel zu hohe Adrenalinspiegel. Fünf Minuten vor der Veranstaltung habe ich gezittert, was das Zeug hält. Im Sommer habe ich auf den DLRG-Nivea Strandfesten vor zahlreichen Kindern auf der Bühne gestanden, aber unter den Blicken der Professoren und Kommilitonen aus  anderen Semestern? Hilfe!

HTWK Leipzig, kurz nach 8 Uhr morgens: Noch zwei Stunden bis zur Veranstaltung. Räume werden hergerichtet, letzte Geschenke verpackt, die extra als Goodies hergestellten Jutebeutel, die noch am Vortag bestückt wurden, liegen bereit.

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Meine Gedanken: Ich kann kann meine Moderation nicht! Ich krieg keinen einzigen Ton raus! Ist es hier drin wirklich so heiß oder habe ich nur Fieber? Ich würde so gern Schokolade naschen, aber ich bekomme nichts runter … Ist die Kamera aufgeladen? Läuft die Präsentation? Was tun wir, wenn peinliche Stille herrscht? Welche Fragen dürfen wir auf keinen Fall vergessen?

HTWK Leipzig, 10 Uhr: Wow, der Raum ist rappelvoll. Das Buffet der Erstsemester ist riesig, unser Publikum ebenso. Schnell noch Wasser trinken. Und dann geht es schon los.

Ganz ehrlich? Die Veranstaltung ging wie im Rausch an mir vorüber. Die einleitende Rede stockte noch etwas, ich hatte das Gefühl, dass ich an meinen Sätzen klebe, aber langsam hat sich eine Routine eingestellt, die angenehm war. Es ist ein bisschen wie Schauspielern – man hat monatelang ein Stück geprobt und führt es nun zur Premiere auf. Aber wir hatten nur einen Versuch. Wir wollten überzeugen, denn die harte Arbeit, die wir über ein halbes Jahr lang geleistet haben, sollte überzeugen.

Gemeinsam mit Anna saßen wir also zwischen den Verlegern. Von der Friedenauer Presse durften wir Friederike Jacob begrüßen, die den Verlag erst vor kurzem übernommen hat. Ihre Einblicke in die Hürden bei solch einer Übernahme haben auch uns wertvolle Erkenntnisse gebracht. Marlena Anders vom Drachenmond Verlag konnte uns besonders viel in Richtung Direktmarketing erzählen, zum Facebook-Auftritt des Verlags und wie schön es ist, wenn man seine Kunden und Leser persönlich kennt. Dr. Edmund Jacoby hat wohl in jedem von uns den Alice-Fan geweckt und mit seiner Lesung aus Britta Teckentrups „Alle Wetter“ ordentlich Atmosphäre geschaffen. Wir haben kleine Lesungen gehört, haben diskutiert und zu neuen Sichtweisen angeregt. Unseren Fragenpool haben wir nicht komplett verbraucht, aber wir hatten wertvolle Rücklagen.

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Und es hat Spaß gemacht. Auch das Publikum wurde miteinbezogen, wir hatten erstaunlich viele Wortbeiträge aus den Reihen unserer Zuschauer. Auch die Mittagspause, die wir etwas vorgezogen haben, kam gut an, das Buffet war leergeputzt und am Büchertisch konnten besonders schöne Bücher aus den Verlagen bewundert werden.

Unser Thema hat ins Schwarze getroffen, und ich wage zu behaupten, dass sich jeder im Raum damit identifizieren konnte. Was ist denn Schönheit? Was macht Bücher schön? Wandelt sich diese Vorstellung? Können auch E-Books schön sein? Sind aufwendige Herstellungen eher für ein Sammlerpublikum oder die breite Masse interessant? Was macht die Verlage aus, die bei uns ihr Fachwissen und ihre Arbeitsweisen vorgestellt haben?

Kritisches Nachfragen und ein interessiertes Austausch miteinander – davon lebt der Kleinverlegertag. Und plötzlich flogen die Minuten nur so dahin. Als ich das Fazit gesprochen habe, musste ich mich beherrschen, um nicht vor Freude zu weinen. Es war so schön zu sehen, wie gut unsere Veranstaltung ankam, auch wenn nicht immer alles glatt lief.

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Wir haben uns bei vielen Menschen bedankt, die dieses Event so unvergesslich gemacht haben, aber ich bedanke mich hier noch mal bei meinem Team: Linda, Anna, Vanessa, Phuong, Sophie und Anne – jeder von euch hat so viel dazu beigetragen, dass wir am Ende zufrieden mit unserem Sekt anstoßen konnten. Das Wichtigste war nicht, wie es die Presse fand oder was für Missgeschicke uns zwischendurch unterlaufen sind. Das Wichtigste war, dass wir das als Team geschafft haben und gemeinsam unsere erste große Veranstaltung auf die Beine gestellt haben. Sieben Studenten, die anfangs nicht mal wussten, wo sie anfangen sollten – wir können jetzt glücklich auf die nächsten Monate schauen, die noch einige coole Aktionen bereit halten.

Was ich vom Kleinverlegertag mitnehme? Durchhaltevermögen. Neue Kontakte. Spannende Eindrücke. Teambuilding durch harte Arbeit und gemeinsame Arbeitsmittagessen. Tränen, Nervenzusammenbrüche, aber auch die Gewissheit, dass die nächsten Projekte noch erfolgreicher laufen werden, wenn wieder jeder mit anpackt und wir einfach unser Bestes geben. Und genau deshalb liebe ich mein Studium trotz vieler Schimpferei in den Klausurenphasen: Ich lerne durch die Praxis, durch das Arbeiten selbst. Und ich lerne, auch neue Aufgaben zu bewältigen, die anfangs noch unmöglich scheinen, am Ende aber einfach nur zufrieden machen.

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